Claves para planificar mejor tu tiempo: Prioridades y Objetivos



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19Aug2010


A tener en cuenta a la hora de organizarte con las tareas de rutina

1. Hazlo ahora.

Ciertas oportunidades no se repiten. Si lo haces ahora te ahorras tiempo pensando en ellos y programando su ejecución.

2. Hazlo una vez.

Revisa cada nota una sola vez. Léela, respóndela, archívala o bótala.

Deja de retrasar decisiones. En muchos casos, no tendrás más información más tarde. Decide ahora. Esto es especialmente BUENO para lidiar con el EMAIL.

3. Ordena.

Guardas las cosas en archivos.

Si necesitas trabajar respecto a un documento, coloca una nota en tu agenda. (y no olvides revisarla constantemente).

4. Desgaja el árbol (pica el elefante en pedacitos).

Prioridades

Importante: planificación y objetivos



Divide los grandes proyectos en partes pequeñas y manejables.

Establece fechas topes para completar cada parte. De lo contrario, comenzarás a olvidarte tareas y algunas completarlas demasiado tarde.

Primer principio: La comprensión es hija del ejercicio.

Segundo principio: El ejercicio consume tiempo.

Tercer principio: Tenemos que manejar el tiempo apropiadamente.

Síntomas de la mala organización

El mal manejo del tiempo conduce a: Stress.

Mariposeo: Saltar de tarea en tarea sin terminar ninguna.

Síndrome del bombero: Te lo pasas respondiendo a una serie de crisis.

Tienes montones de decisiones pendientes.

Desperdicias el tiempo de otros.

¿A donde va todo mi tiempo?

Prioridades obscuras: Gasto demasiado tiempo en cosas poco importantes.

Interrupciones: Teléfono, visitantes, distracciones, email, chat.

No puedo decir que NO: Si siempre dices que si, la gente se acostumbra a esperar que hagas todo. No tienes que hacerlo todo. No debe importarte si no llegas a un compromiso sí estás tapado de trabajo.

Estancamiento: No puedes enfrentarlo ahora, pero puede ser peor mas tarde.

Montaña de información: Pierdes mucho tiempo buscando cosas.

Cómo priorizar:

Haga una lista de cosas pendientes (“todo”) y revísela constantemente. No es difícil hacerla. Es difícil mantenerla.

Clasifique las tareas que son URGENTES y las que son IMPORTANTES.

Si es muy urgente y muy importante, hacélo AHORA y use todo el tiempo necesario.

Si es muy urgente, pero poco importante, hacelo AHORA y gastá poco tiempo en eso.

Si es poco urgente y muy importante, hacé algo no urgente en cada primer hora de trabajo.

Si es poco urgente y poco importante, haga estas tareas en sus ratos libres. ¿Qué hará con las que son urgentes e importantes?

Fuente: David Sharp

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